【働き方】その日のお仕事その日のうちに！超個人的3ステップで考える業務効率化のススメ

なんでこんなに終わらないのか！

 

はいどうも。新人13号です。

仕事が終わらない～。でもやらなきゃいけないタスクは溜まっていく一方で…。わたしも日々そんな気持ちで過ごしています。

なんでこんなに終わらないのか。むしろやることがいっぱい過ぎて頭の中がぐちゃぐちゃになっちゃうよ～。って時もありますよね。。

 

 

それではやっていきましょう。

 

 

タスクを整理しよう！

順番に見ていきましょう。

ステップ1：やることのリスト化

これ、めちゃめちゃいろんなとこで聞くんじゃないでしょうか？

「いや、もう知ってるよ・・・」ってなりますかね？ではここで質問です。

聞いたことあるけど・・・

「普段からやってますか？」（もう毎日やってる！って方は次のステップにワープしましょう！）

わたしも普段からやるようにはしています。具体的には・・・

①：A5サイズくらいの裏紙を用意します

②：今日の日付を書きます。

③：今日やることを書きだします。

④：終わったものに線を引いて消していきます。

※：やることを一つづつ付箋に書いて、終わったらはがしていく。なんてやり方もOKです。

以上！簡単ですね。

でも、一番難しいのはなんといってもこれだと思います。

「クセ」にする

ぶっちゃけ、この簡単な作業を、毎日やる、「クセ」にするってことが一番難しいのではないでしょうか。

ではどうするか。具体的なやり方としては、

『朝、出勤したら、何かを始める前に10分だけその時間を作る』

要は、ルーティンに組み入れるって事です。改めて思い返してみると、毎朝出勤してからなにかしら同じことしていませんか？

「メールをチェックする」

「飲み物を用意する」

「トイレに行く」など（いや始業前に行っときましょう。笑）

その中に「今日のやることリストを作る」ってルーティン、入れてみませんか？

 

ただ、その際に気を付けることが一つあります。

「今日の見通し」をつける

やることリストを作る際の注意点を一つ。

「今日できる範囲を書きだす」という事です。

もちろん、やらなきゃいけないことは盛りだくさんですよね。ですが、闇雲に書き連ねても全部をその日に完結するのはほぼ難しい。ならば、「やること全部リスト」を別に作っておき、その中から「今日やることリスト」を抽出するようにしていきましょう。

そしてもう一つ。詰め込みすぎずバッファー（余裕）をもっておきましょう。なぜか？答えはただ一つ。上司からの急な業務指示に備える、という事です。

・・・上司からの急な無茶ブリ、どうせなら「あるよな」と思っておくと、楽になりますよ。

 

ステップ2：タスクに順位を付けてみよう

やることリストを「クセ」にできましたね？では次はコチラです。

タスク＝「今日のやることリスト」だと思ってください。

また、順位＝「作業する順番」という意味です。

次に業務を渡す人を意識する

一番シンプルなやり方はこれですね。その作業に次に携わる人を意識する。具体的には、、、

様々な業務があるなかで、あなたが行った作業（例えば、プレゼンの資料作りとします）はあなただけで完結はしないですよね？上司、先輩に確認してもらう。など、あなたの作業の次の人、その人のスケジュールはどうでしょうか？

超極端な話になってしまいますが、あなたが部下（後輩）と行く「取引先へのプレゼン」が明日に迫っている中で、前日の夕方に部下から資料が上がってくる。これってなかなか厳しいですよね？

あなた自身が上司にこう思われない様に、やることの順位付けをしてみましょう。

タスクの「重さ」を測る

タスクの重さ、これは要は「その作業を終わらせるまでにかかる時間」だと思ってください。

もちろん、重たい（時間がかかる）のかどうかは、ぱっと見だけではわからないですよね。そんな時はこちら。

先ずは手を付けてみる

とりあえず、その作業を少しだけ手を付けてみましょう。

「あれ、思ったより時間かかりそうだぞ？」

「あ、これはもう簡単だ、すぐ終わりそう」

そうやって先ずは手を付けてみることで、順位付けがしやすくなると思います。

 

ステップ3：作業ベースに落とし込む

やることをリストにして、順番も付けた。そうしたら最後はコチラです。

単純作業にする

様々な業務があるうえで、もちろん考えながら進めなきゃいけないことも多いとは思います。では、単純作業にするとはどういった事なのでしょうか。

逆算してシンプルにする

先ずは、その仕事のゴールを想定し、そこから逆算してシンプルに作業ベースに落としこむ。という事です。

先ほどのプレゼン資料作成を例にして見ていきましょう。

仮にゴールは「こちらの提案をわかりやすく伝える資料」とします。そうなったときに、ゴールに向かうために必要なことが出てきますよね？

先ずは大枠『プレゼンの流れを決める』それから『必要なデータを揃える』また『起承転結を考えて構成する』そして『文言を作成する』など、いくつかの項目が出てくると思います。

それを、項目ごとに作業に落とし込む事で「いま何をやらなければいけないのか」が非常にシンプルになり、行うべき業務に集中できるのではないでしょうか。

わたしも実際に普段の本業を行う中で「タスクの項目分け」をして、自分が行うべき業務の整理をしています。

アウトプット⇒整理⇒単純作業化

このように、ゴールを達成する（業務を終わらせる）ためには、そこに向かうための項目をそれぞれ洗い出し（アウトプット、紙に書きだしてもOK）そして整理、それから単純作業に落とし込む。

そうすることで、何をすべきかが明確になり、シンプルに作業を進められると思います。

 

まとめ

今回は、ここ最近の本業でも感じていた「業務タスクを効率化するための3ステップ」をみてきました。

 

おわりに

なんだかんだ言っても、その日に予定してた作業が計画通りに終わる方が難しいですよね。ですが、わたしが個人的に伝えたいことは「だからと言って諦めないでほしい」という事です。

諦めてしまうことで、「どうせまた終わらないんだ」となってしまい、メンタル、フィジカルともに崩れてしまう可能性も０ではありません。そうなってしまうと、おそらくお仕事が楽しくなくなってしまう。（わたしもそうでした。そして仕事がうまくいかなくなり、体調を崩してしまったこともあります）

そんな実体験があるからこそ、この記事を読んでいただいているみなさんにはできる限りそんな体験をしないように、日々の業務をこなせるヒントになれれば幸いです。

今後も、「お仕事ハック」的な気づきがあれば、こちらの記事で書いていこうと思います。

次回は

まだお話していないカテゴリー「お金」ついて話していきたいと思います。

人ってついつい「お金がない」って言っちゃいますよねー。

 

ではまた。